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9 consejos para que no ignoren tus correos

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A pesar de la gran variedad de herramientas de comunicación que existen al día de hoy, el correo electrónico sigue encabezando la lista como el preferido de todos. En este artículo les voy a resaltar algunos consejos para que sus correos no sean pasados por alto y ustedes mantengan un elevado nivel de credibilidad y respeto referente al uso de esta herramienta, con todo el que le envíe un correo.

De acuerdo a un resumen ejecutivo de un estudio estadístico de correos electrónicos realizado por The Radicati Group, recibimos un promedio de 90 correos diarios, de los cuales 76 son legítimos correos de negocios, el resto, son correos SPAM (irrelevantes o no deseados) que logran pasar los filtros antispam.

Sigue estos consejos y compártelos con tus colegas:

1. SUBJECT breve y conciso: esta es tu oportunidad de capturar la atención de quien recibe tu correo, conjuntamente con otros 89 correos al día, ¡no la desperdicies!Debes comunicar, preferiblemente en 50 caracteres o menos, en qué consiste tu correo. Evita subject abiertos como “Para tu información”, “Seguimiento”, “Minuta”, “Propuesta”, en vez, trata de ser más específico; por ejemplo: “Propuesta de rediseño web su empresa X”, “Minuta de reunión requerimientos página web”.

2. SUBJECT honesto, de otra forma perderás la confianza tu destinatario para próximos correos.

3. TO: aunque puedes enviar el correo a múltiples personas, deja este campo para una sola persona. Para decidir quién es el indicado, puede hacerte preguntas como: ¿Para quién tiene más relevancia? ¿Quién tiene la responsabilidad mayor sobre accionables del correo?

4. CC: en este campo incluye a las otras personas que también tienen relevancia en el correo y que a la vez conoce a los otros destinatarios, o han sido presentados y no tienen inconvenientes en que su correo sea revelado a las partes involucradas. Como regla personal, si tienes más de cinco (5) personas, es muy probable que ya estés en falta. Existen grupos y alias que puedes usar en vez del correo personal, ejemplo todos@empresa.com o directiva@empresa.com donde incluir a más de cinco (5) personas sin estar en falta.

5. BCC: uno de los campos más útiles y menos utilizados y conocidos. BCC (Blind carbon copy) o CCO (Copia de carbón oculta) ayuda a incluir a personas simplemente para que estén informados respecto al correo que envías. De esta persona no esperas ninguna respuesta referente a tu correo.

6. REPLY: aunque consideres no es necesario responder a todos los correos, en la mayoría de los casos sí lo es. A pesar de que existen herramientas para determinar si se entregó el correo, la única forma de garantizar esto es respondiendo con acuse de recibo. Existen formas semi automatizadas de validar la recepción con Message Disposition Notifications donde el remitente tiene que activar la opción y el destinatario puede ignorar esta validación.

7. REPLY TO ALL compite por el primer lugar con BCC como el campo más comúnmente mal utilizado. Si vas a responder a todos, asegúrate de que realmente es necesario que todos estén al tanto de tu respuesta. Por igual si vas a utilizar la opción de responder, considera si es necesario los demás estén al tanto de tu respuesta.Aunque tenemos una configuración predeterminada de “reply to all” o “reply”, debemos quitar este automático de nuestra mente, ya que es la causa de muchos correos sin responder y de enterar a otros de cosas que no deben enterarse.

Aunque copies a más de una persona dirige el correo a una sola o da instrucciones especificas de quien debe ejecutar que acción con respecto a tu correo.

8. FWD no es sinónimo de SPAM. Tiene su uso correcto para informar a terceros de algún correo que no recibieron y que realmente es de su interés. No lo uses para enviar correo no deseado; no caigas en el error de perder la confianza de tu destinatario y hasta de ser bloqueado.

9. Responder en tiempo prudente es sumamente importante para que no pierda la validez y el interés del destinatario. En muchos casos el accionable es involucrar a un tercero utilizando Reply y CC, informando siempre a tu remitente a quien estás incluyendo y por qué.Ya vimos la cantidad de correos que estadísticamente se reciben a diario. Respetemos el tiempo de los demás. Antes de incluirlos en un correo, consideremos si es necesario hacerlo. También pensemos en el cuerpo del correo, debe ser breve sin perder lo cortés y el sentido del correo, pensando siempre en el objetivo del mismo.

 

Fuentes: https://www.businessemailetiquette.com/business-e-mail-etiquette-basics/

http://www.inc.com/guides/2010/06/email-etiquette.html

http://www.businessinsider.com/email-etiquette-rules-every-professional-needs-to-know

http://kb.mailchimp.com/es/campaigns/previews-and-tests/best-practices-for-email

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